Brief w pracy wirtualnej asystentki

Brief to jedno z narzędzi, których używam prawie codziennie w swojej pracy. Czym jest brief i dlaczego się tak przydaje?

Brief to spis pytań dla klienta na temat danego zadania. To taka swego rodzaju ankieta. Po jej wypełnieniu otrzymujemy dokument, w którym klient dokładnie określa swoje wymagania i oczekiwania co do danego zlecenia.

Do jakich zadań stosować briefy?

Ja wykorzystuję je właściwie do każdego. Od złożonych projektów, np. przeprowadzenie rekrutacji po mniejsze, pojedyncze zadania, np. przygotowanie opisu produktu na www.

Pamiętaj, że brief jest po to, aby pomóc Ci zebrać jak najwięcej informacji na temat zleconego zadania. Dzięki temu oszczędzisz czas na mailowe dopytywanie klienta o jego szczegóły.

Brief ma dla mnie jeszcze jedną ważną funkcję - stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie przed ewentualnymi roszczeniami klienta. Mam wszystko na temat zadania spisane “czarno na białym” i to w dodatku przez samego zlecającego.

Jak przygotować dobry brief?

Dobry brief przede wszystkim powinien być wyczerpujący. Im dokładniejsze zadasz pytania - tym lepiej. Wirtualna asystentka powinna być dociekliwa i pytać do skutku - tak długo - aż będzie pewna, że rozumie powierzone zadanie w 100%.

Zastanów się jakich informacji potrzebujesz, aby wykonać dane zadanie i spisz wszystkie niewiadome, które potrzebujesz uzyskać od klienta przed przystąpieniem do działania.

Rada dla Ciebie: przygotuj szablony briefów do każdego zadania, które oferujesz. Tym sposobem zaoszczędzisz czas i przyspieszysz komunikację z klientem.

Pamiętaj, że nie ma jednego wzoru briefu, który można zastosować do każdego zadania, ponieważ każde zlecenie jest inne i trzeba podejść do niego w sposób indywidualny. Szablony, które sobie przygotujesz także powinnaś modyfikować w zależności od klienta, rodzaju jego działalności i tego co o kliencie już wiesz.

Przykład briefu

Aby rozjaśnić Ci temat briefów spójrz jakie pytania zadaję klientowi w przypadku zadania: stworzenie grafiki na potrzeby social mediów.

• Po pierwsze pytam o medium do jakiego grafika będzie potrzebna - Facebook, Instagram, LinkedIn itd. oraz jaki typ grafiki jest potrzebny - czy to cover photo, czy grafika do posta, czy do posta sponsorowanego itp. Bo wiadomo - od tego zależy rozmiar grafik i zastosowanie niektórych kolorów - np. Facebook niezbyt lubi się z czerwonym kolorem, więc tego koloru nie użyję na grafice do posta, lub użyję go niewiele.
  

• Po drugie - pytam kto będzie jej adresatem - to bardzo ważne - inaczej zaprojektuję grafikę dla dzieci, a inaczej dla przedsiębiorców.
  

• Po trzecie - pytam o treść jaka powinna znaleźć się na grafice - call to action, adres strony, hasło itp.
  

• Po czwarte - wizja klienta - warto zapytać, bo być może klient ma swój pomysł na wygląd tej grafiki, który może być dla Ciebie fajną inspiracją.
  

• Jako piąte - jeśli klient ma swoją identyfikację wizualną ważne, aby podał Ci jej najważniejsze elementy - kolory marki, używane fonty, logo.
  

• Po szóste - właściwie najważniejsze - pytam o termin wykonania grafiki.

Jeśli projektujesz grafiki jako wirtualna asystentka - pamiętaj, że jest to zadanie, którego nie rozliczasz na godziny, a za efekt. Przed startem pracy ustal też z klientem ilość ewentualnych poprawek w cenie.

Mam nadzieję, że teraz tworzenie briefów do zadań będzie dla Ciebie dużo łatwiejsze.

Brief czy warto go tworzyć

Jak widzisz - jeśli zależy Ci na jak najlepszym wykonaniu zadania, sprawnej komunikacji z klientem i czasie - nie obejdzie się bez stworzenia porządnego briefu, który dostarczy niezbędnych informacji.

Profesjonalnie stworzony dokument doda Twojej marce profesjonalizmu, a Ty zyskasz w oczach klienta.

Brief też sporo powie Ci nie tylko o samym zadaniu, ale i kliencie. Jeśli wypełni on ankietę lakonicznie i bez szczegółów - uważaj - to może być dla Ciebie sygnał ostrzegawczy, że praca i komunikacja z nim może nie należeć do najłatwiejszych.

Wracając do briefu - nie traktuj go jak niepotrzebnej formalności, a jako narzędzie przyspieszające działania i usprawniające porozumiewanie się ze zleceniodawcą. To właśnie od dobrego briefu może zależeć sukces Twojej współpracy z klientami.